Nouvelles règles de numérisation

Depuis le 1^er juillet 2019, l’employeur peut numériser les documents « papiers » susceptibles d’être présentés lors d’un contrôle URSSAF (notes de frais d’hôtel, restaurant, etc. ayant justifié un remboursement “au réel” de frais professionnels, en exonération de cotisations sociales). Certaines modalités doivent être respectées. Le résultat de la numérisation doit être la copie strictement conforme à l’original, y compris du code couleur du logo, par exemple. Chaque document doit être conservé sous format PDF et horodaté. L’entreprise doit aussi présenter une documentation détaillée sur le processus d’archivage et procéder à des contrôles réguliers de la fiabilité des documents numérisés. Si les modalités prévues de numérisation n’ont pas été respectées, le cotisant devra présenter l’original sous format papier. Sinon, l’URSSAF peut procéder à un redressement par taxation d’office.