Mieux gérer le temps selon votre profil

1 Vous êtes plutôt survolté

Votre profil : vous gérez mille choses à la fois. Vous avez besoin de stress pour avancer et votre planning est surchargé. Chaque jour, vous vous fixez d’innombrables tâches à accomplir, mais ne pouvez en traiter que 10 %.

Résultat : vous êtes dans l’urgence et avez tendance à vous disperser.

Que faire ?

uHiérarchiser les priorités. « La personne « surbookée » confond souvent les tâches urgentes avec les tâches importantes », explique Brigitte Defoulny, formatrice et consultante en management chez Héliotrope. Or, ce qui est urgent n’est pas forcément important et peut être délégué. A l’inverse, les tâches importantes ne sont pas forcément urgentes.

-Planifier. Le pharmacien survolté devra alors planifier les tâches qui ne sont pas urgentes. « Les sujets de fond, mais aussi les projets à moyen et à long terme doivent faire l’objet d’une réflexion en amont pour ne pas être traités dans l’urgence », note Gérard Vaël, qui conseille les managers chez CCI consultants. Le titulaire doit prendre le temps de la réflexion pour définir un planning opérationnel : Comment aborder tel sujet ? Quel collaborateur y associer ? Quel fournisseur contacter ?

-Adapter votre rythme à l’officine. « Il ne faut pas prévoir d’activités particulières aux moments des « coup de feu » habituels », recommande Jean-Pierre Testa, consultant et formateur à la CEGOS.

uEvaluer le temps. Ne vous imposez pas de programme irréaliste et impossible à tenir. Brigitte Defoulny recommande alors de chronométrer les différentes tâches. Sans oublier de laisser une place à ce qui peut être imprévu.

2 Vous êtes plutôt altruiste

Votre profil : vous privilégiez les autres. Un salarié vous sollicite à plusieurs reprises ? Un délégué commercial débarque sans prévenir ? Vous vous efforcez d’être disponible sur le champ.

Résultat : Vous n’avez aucun moment libre pour vous.

Que faire ?

uVeiller à votre équilibre personnel. « Les altruistes confondent souvent la vie personnelle et la vie professionnelle », constate Brigitte Defoulny. D’où la nécessité de définir vos priorités pour pouvoir y consacrer du temps.

uPrendre du temps pour soi. « Il est important de pouvoir s’aménager des plages horaires pour se consacrer à ses propres activités », assure Gérard Vaël.

-Apprendre à dire non : c’est essentiel pour ne pas être dévoré malgré soi par les exigences des autres ! Pour cela, veillez à ne pas répondre de façon systématique aux sollicitations. « Avant de dire oui, il faudrait toujours se poser la question : « Est-ce que j’en ai vraiment envie ? » », estime Brigitte Defoulny.

3 Vous êtes plutôt directif

Votre profil

Vous êtes exigeant avec vous-même et les autres. Vous avez des méthodes de travail codifiées, mais vous faites difficilement confiance. Vous voulez toujours tout maîtriser. Or la multitude de tâches officinales vous contraint à travailler sans cesse. Résultat : vous ne pouvez plus faire face à votre charge de travail.

Que faire ?

-Apprendre à déléguer. « Tout manager doit se demander quelle est vraiment sa valeur ajoutée avant d’accomplir une tâche », explique Jean-Pierre Testa. Car le titulaire n’est pas forcément le mieux placé pour toutes les tâches de l’officine.

uAccepter les erreurs des autres. « Pour déléguer, il faut accepter des modes de fonctionnement différents des siens et ne pas les juger d’emblée négatifs. Pour cela, le titulaire doit prendre du recul pour analyser de manière objective les compétences et la motivation de ses collaborateurs », analyse Brigitte Defoulny.

uSavoir sortir de l’officine. Pensez à vous soustraire du rythme officinal. « Le titulaire a le droit de se faire plaisir et de se détendre ! Ce n’est pas parce qu’il travaille plus qu’il travaille forcément mieux », estime Brigitte Defoulny.

4 Vous êtes plutôt perfectionniste

Votre profil

Si vous planifiez certaines tâches, vous n’arrivez jamais à les accomplir complètement. Car, quand vous commencez une activité, vous voulez trop en faire et prenez le temps de peaufiner les moindres détails. D’où une perte de temps souvent inutile.

Résultat : vous manquez de temps pour faire avancer vos projets.

Que faire ?

uRecentrer vos objectifs : « Il faut se forcer pour aller à l’essentiel car l’important est que le travail soit bien fait et porte ses fruits », conseille Brigitte Defoulny. La perfection, elle, se révèle toujours fortement consommatrice de temps.

-Déléguer. Si vous fignolez la préparation d’une réunion, elle risque de ne pas avoir lieu à la date prévue. Dans ce cas, n’hésitez pas à déléguer cette activité, même si vous estimez que le travail de votre collaborateur n’égalera jamais le vôtre. Ce qui compte avant tout ? La transmission du savoir à votre équipe.

-Se concentrer sur les priorités : puisque vous êtes partisan de l’excellence, dédiez-la aux tâches qui le méritent. Et posez une question essentielle : « Cette tâche vaut-elle la peine que je m’attache à tous ses détails ? »

TEST : Quel est votre profil psychologique ?

1. Quelle expression vous correspond le plus ?

A. Le temps est un luxe que je ne m’autorise pas.

B. J’ai l’impression d’être au four et au moulin.

C. Le temps permet d’aller jusqu’au bout de ses projets.

D. Le temps ne compte pas, du moment qu’il s’agit d’apporter un service à ma clientèle.

2. Vous avez une tâche urgente à accomplir. Comment vous y prenez-vous ?

A. Je vais m’éclipser quelques heures. Mais je vais devoir ensuite réparer les maladresses de mes collaborateurs.

B. Je ne peux rien faire sans être interrompu.

C. J’ai rarement tous les éléments pour pouvoir vraiment avancer.

D. Un client ou un membre de l’équipe a toujours une bonne raison de me déranger.

3. Que signifie, pour vous, « prendre du bon temps » ?

A. Ne rien faire

B. Absolument rien ! ça fait longtemps que cela ne m’est pas arrivé !

C. L’opportunité de me former efficacement

D. Faire des activités en famille.

Réponses : vous avez une majorité de :

A : vous êtes plutôt directif

B : vous êtes plutôt survolté

C : vous êtes plutôt perfectionniste

D : vous êtes plutôt altruiste

témoignage

Christine Combelles, titulaire à Croix (Nord-Pas-de-Calais)

« Je pratique la délégation à outrance »

Christine Combelles a pris l’habitude de classer régulièrement les tâches qu’il lui reste à accomplir. « Je mets de côté les choses importantes, mais non urgentes, et je délègue ce qui n’est pas important ». En outre, la pharmacienne refuse d’être dérangée quand elle est occupée à une tâche précise. « Je ne réponds jamais au téléphone ! Mes collaborateurs prennent les messages, ce qui me laisse le loisir de rappeler à un moment que je juge plus opportun ».

Des binômes pharmacien-préparateur La titulaire pratique aussi la délégation à outrance. « J’ai un esprit créatif et j’aime bien mettre les choses en place. Mais une fois qu’elles sont structurées, je délègue. Mes trois adjoints sont responsables de secteurs bien définis. J’ai également délégué le pointage de mes comptes bancaires. » Christine Combelles a aussi créé des binômes entre pharmaciens et préparateurs. L’intérêt est double : se dégager du temps passé à coacher les préparateurs mais, surtout, ne jamais être en situation de combler une absence par un surcroît de travail, car les deux personnes du binôme prennent leurs vacances au même moment. Du coup, la titulaire se laisse rarement submerger. Son véritable secret ? « S’il n’y a personne dans la pharmacie, je m’assois sur une chaise pendant quinze minutes et je prends du recul sur la situation. Cela me permet d’objectiver et de gagner deux heures. »