Quelles sont les règles d’or pour bien gérer sa messagerie sécurisée de santé ?

Les officinaux ont la responsabilité de s’équiper et d’utiliser une boîte aux lettres (BAL) sécurisée MSSanté pour communiquer entre pairs et avec les usagers du système de santé. Pour les aider à assurer une gestion simple et ordonnée de ces BAL, l’Assurance maladie vient de publier un mémento résumant les bonnes pratiques à respecter pour sécuriser les échanges et la continuité des soins.

Comme le rappelle l’Agence du numérique en santé (ANS) sur son site internet, l’utilisation d’une messagerie professionnelle intégrée à l’espace de confiance MSSanté n’est pas en tant que telle obligatoire. Cependant, tout professionnel de santé est tenu de respecter le cadre juridique encadrant l’échange des données personnelles de santé (article L1110-4 du code de la santé publique) ainsi que leur hébergement (article L1111-8). Ces données sensibles sont protégées par la loi. Leur traitement est donc soumis aux principes de la protection des données personnelles tels que définis par la loi Informatique et Libertés.

Rappelons qu’il existe trois types de boîtes aux lettres MSSanté disponibles dans l’Espace de Confiance pour les professionnels habilités : nominative, organisationnelle et applicative.

– La « BAL nominative », personnelle ou à son nom, est utilisée par un professionnel. Elle est accessible à tout professionnel habilité à échanger des données de santé à caractère personnel. Elle est associée au numéro RPPS du professionnel.

• Exemple : prenom.nom@xxx.mssante.fr

– La « BAL organisationnelle » est accessible par plusieurs professionnels participant à la prise en charge d’un patient. Elle permet à plusieurs professionnels d’une même structure, d’un même service de recevoir sur une même BAL les données relatives à la patientèle suivie, lorsque ces données sont nécessaires à la coordination ou la continuité des soins, à la prévention ou au suivi médico-social et social de ces personnes.

• Exemple : service-cardiologie@xyz.mssante.fr ; cabinet-dr-martin@xyz.mssante.fr ; service-pr-dupont@xyz.mssantefr.

– La « BAL applicative » est associée à un logiciel métier ou à une machine (dossier patient informatisé, système d’information de laboratoire, serveur de résultats, etc.…) et accessible directement par le logiciel ou la machine. Elle est utilisée à des fins d’envois ou de réception automatisées. Ces boîtes doivent être créées sous la responsabilité d’un professionnel habilité, qui s’assure que les données émises par la BAL respectent les finalités des échanges MSSanté.

• Exemple : Noreply-biologie@chu-pau.mssante

Éviter de multiplier les BAL

Dans sa note, l’assurance maladie suggère trois règles de base en matière d’hygiène numérique :

– maîtriser ses boîtes aux lettres ;

– gérer efficacement le contenu des boîtes aux lettres ;

– et être facilement joignable.

Un professionnel de santé peut disposer de plusieurs boîtes aux lettres MSSanté, qu’elles soient nominatives ou organisationnelles. Toutefois, cette multiplicité peut rapidement devenir source de confusion et nuire à une gestion efficace des échanges. Pour y remédier, il est recommandé de recenser précisément l’ensemble des boîtes aux lettres actives, de supprimer celles qui ne sont plus utilisées, d’éviter de multiplier inutilement les adresses et de définir une boîte principale qui servira de référence. En effet, la dispersion des boîtes aux lettres accroît le risque que certains messages ne soient pas consultés et altère la fiabilité de l’annuaire MSSanté. À terme, cela peut entraîner des erreurs dans l’orientation des informations médicales et compromettre la qualité de la communication entre professionnels.

Utiliser une BAL pour transmettre des données, pas pour les thésauriser

Une boîte aux lettres MSSanté n’a pas vocation à servir d’espace d’archivage. Elle doit, d’abord et avant tout, être utilisée comme un outil de transmission des informations. De plus, il faut qu’elle demeure claire, fonctionnelle et régulièrement mise à jour. Pour garantir une utilisation optimale, il est également conseillé d’intégrer systématiquement les documents dans le dossier patient (DPI ou logiciel métier), de procéder à un archivage ou à une suppression régulière des messages, et d’éviter l’accumulation de courriels non traités.

À défaut, une mauvaise gestion peut entraîner divers risques, tels que la saturation de la boîte aux lettres – empêchant la réception de nouveaux messages -, la perte d’informations importantes ou encore une désorganisation du suivi des patients.

Garder les BAL à jour et bien identifiées

Une messagerie efficace repose sur la capacité des correspondants à identifier clairement l’adresse à utiliser. Sans cette visibilité, les échanges peuvent rapidement perdre en fluidité et en fiabilité. Il est donc essentiel de choisir une boîte aux lettres de référence, la communiquer de manière explicite (dans la signature des e-mails, sur les ordonnances ou les courriers) et veiller à maintenir ses informations à jour dans les annuaires MSSanté.

En cas contraire, une mauvaise identification de la boîte aux lettres peut entraîner des envois vers de mauvais destinataires, des retards dans la transmission d’informations essentielles et, plus globalement, une perte de coordination entre les différents acteurs de santé.

En résumé, quelles sont les bonnes pratiques à retenir ?

1 – Consulter sa boîte aux lettres quotidiennement ;

2 – Traiter les messages sans délai ;

3 – Vérifier systématiquement le destinataire avant envoi ;

4 – Ne jamais partager ses identifiants ;

5 – Maintenir ses informations professionnelles à jour.

Une fiche synthétique est disponible sur le site de l’Assurance maladie.